Introductie

We zijn enthousiast om onze Zivver OWA add-in v6 te lanceren! Met automatische login, een verbeterde gebruikerservaring en snellere verzendsnelheid zet deze versie een grote stap vooruit in het optimaliseren van de veilige mailing-ervaring in Outlook Online.

Het upgraden naar versie 6 van de Zivver OWA add-in is eenvoudig, maar niet automatisch. Dit document beschrijft de stappen die nodig zijn voor deze upgrade.

Info

Vanaf OWA add-in v6 gebruikt Zivver een ander versienummerformaat, in lijn met onze andere integraties. Daarom zie je een versienummer in het formaat 3.xxx.x in plaats van 6.x.

Technical requirements

OWA    New Outlook

You can install the Zivver OWA add-in in Exchange Online. To use the OWA add-in, the following requirements must be met:

• Use Exchange Online.
• OWA The users’ workstations (Windows or Mac) must have the latest General Availability (GA) or Stable version of one of the following modern browsers installed:
  • Microsoft Edge (Chromium-based) — recommended
  • Google Chrome / Chromium (for Android/iOS) — recommended
  • Mozilla Firefox
  • Apple Safari (for iOS)
• OWA Cookies must be allowed in the browser for the exact URLs listed below. Read more about CookiesAllowedForUrls in Edge (this setting is identical in Chrome):
  • [*.]office.com
  • [*.]office365.com
  • [*.]zivver.com
    The Zivver add-in stores the user’s active session in LocalStorage. Blocking cookies for these domains will cause users to log in after every page refresh.
• OWA Pop-ups must be allowed in the browser for the exact URLs listed below. Read more about PopupsAllowedForUrls in Edge (this setting is identical in Chrome):
  • [*.]office.com
  • [*.]office365.com
  • [*.]zivver.com
    The Zivver add-in uses pop-ups for user authentication. Blocking pop-ups for these domains will prevent users from logging in to Zivver.
• New Outlook Offline mode must be disabled in the new Outlook.
• The Exchange policy that blocks downloading attachments in Outlook must be disabled (this is the default setting).
• An Entra ID admin account with Global Administrator privileges.
• A Zivver administrator account.

Beperkingen van Microsoft Exchange Online Add-in Management

• Het kan tot 24 uur duren voordat nieuwe add-ins geïnstalleerd en zichtbaar zijn voor alle gebruikers in Outlook Online.
• Het kan tot 24 uur duren voordat bestaande add-ins verwijderd zijn voor alle gebruikers in Outlook Online.
• Het kan tot 72 uur duren voordat bestaande add-ins een update ontvangen, zoals het wijzigen van het implementatietype of het in-/uitschakelen van add-ins voor gebruikers in Outlook Online.
• Het kan tot 4 uur duren voordat een add-in verschijnt wanneer een gebruiker zelf een add-in sideloadt vanwege caching in Outlook Online.

Risico’s en Mitigerende Maatregelen

Risico #1

• Gebruiker heeft zowel een oude versie als versie 6 van de Zivver OWA add-in tegelijk actief

Wanneer een gebruiker beide versies van de Zivver OWA add-in heeft, kan hij/zij geen reguliere of veilige e-mail versturen vanuit Outlook Online. Dit is het grootste risico voor gebruikers.

Mitigerende Maatregelen

• Wijzig de Deployment Method van de oude Zivver OWA add-in naar Optioneel minstens 72 uur voor de update. Gebruikers kunnen de oude versie indien nodig uitschakelen. Dit proces duurt tot 4 uur; zie Beperkingen van Microsoft Exchange Online Add-in Beheer.
  • Bereid instructies voor zodat gebruikers de oude add-in-versie eenvoudig kunnen uitschakelen als dit gebeurt.
    • Zorg dat de servicedesk deze instructies klaar heeft.
    • Zorg dat gebruikers deze instructies zelfstandig kunnen vinden op het intranet of in hun e-mail.
• Bereid instructies voor hoe gebruikers een alternatief kunnen gebruiken om (veilig) e-mail te verzenden via de Outlook Desktop-client en/of de Zivver Web Application.
  • Zorg dat de servicedesk deze instructies klaar heeft.
  • Zorg dat gebruikers deze instructies zelfstandig kunnen vinden op het intranet of in hun e-mail.

Risico #2

• De oude versie is al verwijderd voor een gebruiker, maar versie 6 is nog niet actief

Mitigerende Maatregelen

• Bereid instructies voor hoe gebruikers eenvoudig add-in v6 kunnen sideloaden. Het kan tot 4 uur duren voordat een add-in verschijnt wanneer een gebruiker zelf een add-in sideloadt vanwege caching in Outlook Online; zie ook Beperkingen van Microsoft Exchange Online Add-in Beheer.
• Bereid instructies voor hoe gebruikers een alternatief kunnen gebruiken om (veilig) e-mail te verzenden via de Outlook Desktop-client en/of de Zivver Web Application.
  • Zorg dat de servicedesk deze instructies klaar heeft.
  • Zorg dat gebruikers deze instructies zelfstandig kunnen vinden op het intranet of in hun e-mail.

Voorbereiding Communicatie

De voorbereiding omvat het opstellen van communicatie gericht aan gebruikers, zie ook Risico’s en Mitigerende Maatregelen. Zivver kan helpen bij het opstellen van deze communicatie.

De voorbereiding is onafhankelijk van welke variant wordt gekozen om gebruikers naar v6 te updaten. Voorbereidingen kunnen direct worden gemaakt, zolang ze maar zijn afgerond voordat gebruikers de update ontvangen. Het is essentieel dat medewerkers geïnformeerd zijn over de verandering. De minimale communicatie moet het volgende omvatten:

• Een bericht via e-mail/intranet/SharePoint dat een grote update van de Zivver-applicatie in Outlook Online (outlook.office.com) op het punt staat plaats te vinden.

Aanbevolen communicatie kan het volgende omvatten:

• Instructies over hoe gebruikers de oude add-in kunnen uitschakelen
• Instructies over hoe gebruikers add-in v6 kunnen sideloaden
• Instructies over hoe gebruikers de Outlook Desktop-client kunnen gebruiken
• Instructies over hoe gebruikers de Zivver Web App (app.zivver.com) kunnen gebruiken

Deze communicatie moet beschikbaar zijn voor het huidige servicedeskpersoneel en gemakkelijk vindbaar voor gebruikers op platforms zoals Intranet of in hun e-mail.

Proces

Er zijn twee varianten voor het updaten naar versie 6:

1. Variant 1 - De oude versie van de Zivver OWA add-in wordt verwijderd voor alle gebruikers op dezelfde dag dat v6 wordt geïnstalleerd voor alle gebruikers. Dit is de aanbevolen optie.
2. Variant 2 - De oude versie van de Zivver OWA add-in wordt uitgeschakeld voor alle gebruikers op dezelfde dag dat v6 wordt geïnstalleerd voor alle gebruikers.

Updaten naar versie 6 - Variant 1

Het voordeel van variant 1 is dat deze wijzigingen volgens Microsoft een maximale doorlooptijd van 24 uur hebben, zie ook Beperkingen van Microsoft Exchange Online add-in beheer. Verder is een voordeel van variant 1 dat de kans op Risico #1 kleiner is, waardoor hopelijk minder gebruik hoeft te worden gemaakt van mitigerende maatregelen. Het nadeel van variant 1 is dat het niet gefaseerd kan worden uitgevoerd.

1. Schrijf communicatie voor medewerkers.
2. Plaats de communicatie op Intranet/SharePoint.
3. Communiceer naar gebruikers dat de verandering eraan komt.
4. Zet de oude OWA-versie op optioneel.
5. Installeer OWA v6 in Exchange Online voor alle gebruikers.
6. Verwijder de oude OWA-versie uit Exchange Online voor alle gebruikers.
7. Deel de instructies met medewerkers.
8. Gebruikers kunnen OWA v6 gebruiken.
   In het hoofdstuk Test de Zivver OWA add-in wordt uitgelegd hoe een gebruiker de Zivver OWA add-in kan testen.

Tip

Verwijder- en installeeracties voor het weekend
We raden sterk aan om de verwijder- en installeeracties (dag 5) op een vrijdagmiddag te plannen. Dit zorgt ervoor dat het merendeel van de verwerkingstijd voor deze wijzigingen in het weekend plaatsvindt, waardoor de impact op medewerkers wordt geminimaliseerd.

Update naar versie 6 - Variant 2

Het voordeel van variant 2 is dat deze gefaseerd kan worden uitgevoerd. Je kunt gebruikers verwijderen uit de groep voor de oude versie terwijl je ze tegelijkertijd toevoegt aan de groep voor versie 6. Het nadeel is dat het bij deze verandering tot 72 uur kan duren voordat de oude versie voor een gebruiker verdwijnt, vanwege de beperkingen van het beheer van Microsoft Exchange Online-add-ins. Dit verhoogt het risico op Risico #1.

1. Schrijf communicatie voor medewerkers.
2. Plaats de communicatie op Intranet/SharePoint.
3. Informeer gebruikers dat de wijziging eraan komt.
4. Stel de oude OWA-versie in als optioneel.
5. Installeer OWA v6 in Exchange Online voor alle gebruikers.
6. Verwijder de oude OWA-versie uit Exchange Online voor alle gebruikers.
7. Deel de instructies met medewerkers.
8. Gebruikers kunnen OWA v6 gaan gebruiken.
   In het hoofdstuk Test de Zivver OWA-add-in wordt uitgelegd hoe een gebruiker de Zivver OWA-add-in kan testen.

Tip

Verwijder- en installatieacties vóór het weekend
We raden sterk aan om de verwijder- en installatieacties (dag 4) op een vrijdagmiddag te plannen. Zo vindt het grootste deel van de verwerkingstijd voor deze wijzigingen in het weekend plaats, waardoor de impact op medewerkers wordt geminimaliseerd.

Stel de oude OWA-versie in op optioneel

De afgelopen jaren heeft Microsoft de locatie van add-ins in het adminpanel verplaatst. De locatie waar de Zivver-add-in is geïnstalleerd, bepaalt de volgende stappen voor het upgraden naar versie 6 van de Zivver OWA-add-in. Controleer hieronder waar de add-in is geïnstalleerd:

• Laatste locatie
• Vorige locatie

Als je de oude installatie hebt gevonden, volg dan de onderstaande stappen om deze versie optioneel te maken:

1. Klik op de Zivver-add-in.
2. Scroll naar beneden totdat je Installatiemethode ziet.
3. Selecteer Optioneel.
4. Klik op Opslaan.
5. Wacht even terwijl de wijziging wordt toegepast.
6. Klik op Sluiten.

Installeer Zivver OWA Add-in v6

Je kunt de Zivver OWA-add-in installeren via het Microsoft 365-beheercentrum. Volg de stappen uit de Zivver OWA-add-in installatiehandleiding.

Verwijder de oude Zivver OWA Add-in versie

1. Ga naar de laatste locatie of de vorige locatie.
2. Klik op Zivver.
3. Controleer zorgvuldig of de geselecteerde add-in de oude versie is. Het versienummer begint met v4 of v5.
4. Klik op Invoegtoepassing verwijderen.
5. Klik op Verwijderen.
6. Vernieuw de pagina.
7. Controleer of de oude Zivver OWA-add-in daadwerkelijk uit de lijst is verwijderd.

Test de Zivver OWA add-in

Ongeacht welke updatevariant is gekozen, kunnen gebruikers vanaf dag 5 de Zivver OWA-add-in v6 gebruiken. Hieronder staan de stappen om dit te testen.

1. Log in op Outlook Online.
2. Klik op mail_outline Nieuwe e-mail.
3. Wacht even (ongeveer 3 seconden) tot het volledige concept is geladen.
4. Klik op het Zivver-icoon.
   Tip

   Als je het Zivver-icoon niet in de menubalk ziet, klik op grid_view Outlook verbeteren met apps. en klik daar op het Zivver-icoon.
5. Controleer in het Zivver zijpaneel het versienummer linksonder. Voor Zivver OWA-add-in v6 is dit in het formaat 3.xxx.x.
6. Klik op INLOGGEN indien nodig.
7. Zet Veilig Mailen aan.
8. Voeg een ontvanger toe.
9. Geef het bericht een onderwerp.
10. Schrijf het bericht.
11. Klik op Verzenden.
12. Controleer of de ontvanger een Zivver-bericht heeft ontvangen.