Introductie

Dit artikel legt uit hoe je freemium Zivver-accounts kunt adopteren die nog geen deel uitmaken van je Zivver-organisatie in een domein dat je hebt geclaimd.

Vereisten

• Je hebt beheerdersrechten in Zivver voor jouw organisatie.
  Verifieer of je beheerdersrechten hebt door het organisatiebeheerderspaneel te openen.
• Je hebt het domein geclaimd voor de accounts die je wilt adopteren.
  In dit geval verschijnt een oranje waarschuwingsicoon vóór het aantal accounts. Als je met de muis over dit icoon gaat, zie je het bericht X account(s) van dit domein worden beheerd door uw organisatie, maar y andere accounts gebruiken Zivver zelf. Adopteer ze om beleid af te dwingen..
  

Tip

Kan het domein niet worden geclaimd?
Zie vereisten voor het claimen van een domein in Zivver en gebruikers handmatig uitnodigen als je jouw domein niet kunt claimen in Zivver.

Wanneer accounts adopteren

Als jouw organisatie Zivver implementeert, bespreek deze vraag met je Zivver-contactpersoon, vaak de projectleider.

Implementeer je Zivver zelfstandig, dan kun je het adoptieproces starten nadat je het domein hebt geclaimd.

Pilotfase

Wanneer je Zivver implementeert met een pilotfase, wil je waarschijnlijk nog niet alle accounts adopteren in jouw Zivver-organisatie. Als er pilotgebruikers zijn die al een account hebben buiten de organisatie, en die tijdens de pilot binnen jouw organisatie moeten vallen, kun je deze accounts uitnodigen.

Opmerking

SSO uitschakelen
Zorg ervoor dat je eerst SSO uitschakelt voordat je accounts gaat uitnodigen in jouw Zivver-organisatie.
Je kunt SSO opnieuw inschakelen nadat de gebruikers de uitnodiging hebben geaccepteerd.

Accounts adopteren

Wanneer je het adoptieproces start, worden alle accounts die geadopteerd moeten worden automatisch uitgelogd bij Zivver. Gebruikers moeten opnieuw inloggen. Elk account dat wacht op adoptie wordt geadopteerd nadat de gebruiker opnieuw is ingelogd. Deze stap is nodig zodat jouw organisatie de berichten van de geadopteerde gebruiker kan ontsleutelen.

1. Ga naar de Domeinen-pagina in Zivver.
2. Klik op Beheren naast het domein waarvoor je accounts wilt adopteren.
3. Onder Accounts, klik op Accounts adopteren.
   Er opent een bevestigingsvenster.
4. Klik in het bevestigingsvenster op Adopteren.
   Alle accounts die worden geadopteerd, worden uitgelogd uit Zivver en moeten opnieuw inloggen om het adoptieproces te voltooien.

Nieuwe gebeurtenissen worden toegevoegd aan het Audit log in twee categorieën:

• Voeg accounts toe aan organisatie
• Accounts toegevoegd aan organisatie wanneer het account succesvol is geadopteerd

Hoe accounts te zien die nog geadopteerd moeten worden

Op dit moment heb je in het beheerdersportaal geen inzicht in welke accounts nog geadopteerd moeten worden.

Als je de Zivver Synctool gebruikt voor automatische account­synchronisatie, kun je accounts die geadopteerd moeten worden herkennen in de Synctool-logs aan de foutmelding: “Account is outside the organization”.

Tip

Stuur een herinneringsmail om in te loggen bij Zivver
Stuur gebruikers een gewone e-mail waarin je hen vraagt in te loggen op https://app.zivver.com in de browser van hun keuze.

Problemen oplossen bij het adopteren van accounts

Gebruiker kan niet inloggen nadat het adoptieproces is gestart

Als de gebruiker zijn wachtwoord is vergeten, kan hij dit opnieuw instellen. Je kunt hem de handleiding wachtwoord opnieuw instellen toesturen. De gebruiker kan tijdelijk de toegang verliezen tot reeds verzonden en ontvangen Zivver-berichten, omdat die zijn versleuteld met het verloren of vergeten wachtwoord. Nadat het wachtwoord is hersteld, kun je als beheerder de toegang tot de berichten herstellen.

Gebruiker heeft het bedrijf verlaten

Als de gebruiker het bedrijf heeft verlaten, kun je kiezen uit de twee onderstaande opties voor het adoptieproces:

1. Laat het account staan
2. Gebruik de aliasfunctie (aanbevolen)

Laat het account staan

Je laat het account zoals het is. Dit is de eenvoudigste optie, maar dit brengt het risico met zich mee dat je het e-mailadres niet kunt hergebruiken voor een nieuwe medewerker met dezelfde naam. Daarom raden we aan om de aliasfunctie te gebruiken om dit account te adopteren in jouw Zivver-organisatie.

Gebruik de aliasfunctie

In plaats van het account te laten staan, kun je het e-mailadres toevoegen aan jouw eigen mailbox als alias in je mailserver. Zodra het e-mailadres succesvol is toegevoegd aan je mailbox, kun je het wachtwoord opnieuw instellen van het account. Daarna kun je inloggen met het nieuwe wachtwoord, en wordt het account geadopteerd in jouw organisatie.

Gebruiker kan geen berichten lezen na adoptie

De gebruiker kan zijn wachtwoord hebben hersteld bij het inloggen in Zivver. Als beheerder kun je de toegang tot de berichten herstellen.

Hoe het adoptieproces terug te draaien

Als je het adoptieproces bent gestart en dit wilt terugdraaien of stoppen, moet je de domeinclaim vrijgeven en het domein opnieuw claimen. Alle accounts die al zijn geadopteerd, blijven in jouw organisatie. Accounts die nog niet zijn geadopteerd, blijven buiten de organisatie totdat je het adoptieproces opnieuw start.

Waarschuwing

Het vrijgeven van een domein kan problemen veroorzaken met de Zivver Synctool en Single Sign-On
Tijdens de periode dat het domein is vrijgegeven en niet is geclaimd, kun je geen accounts aanmaken via de Zivver Synctool, inloggen via SSO of e-mailaliassen instellen totdat je het domein opnieuw hebt geclaimd.

1. Ga naar het tabblad Domeinen.
   Mogelijk moet je je opnieuw authenticeren met je beheerdersgegevens.
2. Klik op de knop Beheren naast het domein waarvoor je het adoptieproces wilt stoppen.
3. Klik onder Claim status op Domein vrijgeven.
4. Lees de melding en klik op Domein vrijgeven.
5. Claim het domein opnieuw.
   Nadat je het domein opnieuw hebt geclaimd, zie je opnieuw het icoon .
   
6. Je kunt nu de accounts opnieuw adopteren.