Introductie

De Zivver-conversatiestarter zorgt ervoor dat je eenvoudig beveiligde e-mails kunt versturen naar een organisatie via Zivver. Dit kan op initiatief van een gastgebruiker, ongeacht of deze gastgebruiker al een Zivver-account heeft of niet. Deze handleiding legt uit hoe je een conversatiestarter configureert en hoe je deze als gastgebruiker kunt gebruiken.

Een conversatiestarter aanmaken

Als Zivver-beheerder kun je twee verschillende typen conversatiestarters aanmaken:

• Een persoonlijk conversatiestarter:
  Hiermee kunnen gebruikers buiten je organisatie een beveiligd bericht sturen naar een specifiek e-mailadres binnen je organisatie. Jij (voor)definieert het e-mailadres dat het bericht moet ontvangen.
• Een open conversatiestarter:
  Hiermee kunnen gebruikers zelf kiezen naar welk e-mailadres binnen je organisatie ze een beveiligd bericht willen sturen. Dit gaat ervan uit dat de afzender het specifieke e-mailadres kent waarmee hij of zij wil communiceren. Je kunt ook een catch-all adres opgeven. Met zo’n adres kunnen gasten berichten sturen naar je organisatie als ze geen specifiek e-mailadres kennen.

Een persoonlijke conversatiestarter aanmaken

1. Log in op de WebApp.
2. Ga naar Organisatie-instellingen in het linkermenu.
3. Vouw Ontvangerservaring uit.
4. Klik op Conversatiestarters.
5. Klik op Nieuwe conversatiestarter.
   Er opent een nieuw scherm.
6. Voer een beschrijving in.
   De beschrijving is alleen voor je eigen administratie. De gastgebruiker ziet deze niet. Geef een naam die je later kunt herkennen, bijvoorbeeld de locatie van de link.
7. Selecteer Ontvanger zelf kiezen persoonlijk.
   Dit is de persoonlijke conversatiestarter.
8. Vul het e-mailadres van de ontvanger in.
   Dit e-mailadres ontvangt de Zivver-berichten van de afzenders.
9. Voer de onderwerpregel in.
   Dit wordt de onderwerpregel van het bericht. Je kunt een onderwerpregel vooraf instellen of de afzender zelf een onderwerp laten invoeren (zie hieronder).
10. Stel in of de afzender de onderwerpregel mag wijzigen.
    Indien ingeschakeld, wordt de door jou ingevoerde onderwerpregel (stap 9) een suggestie en moet de afzender zelf een onderwerpregel invoeren.
11. Stel in of standaard datum en tijd aan de onderwerpregel worden toegevoegd.
    Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld niet toestaat dat afzenders zelf een onderwerpregel invoeren, maar wel veel berichten met hetzelfde onderwerp verwacht. Zo kun je inkomende berichten beter onderscheiden.
12. Voer een introductietekst in.
    Dit bericht wordt aan afzenders getoond voordat ze hun bericht opstellen. Je kunt hier bijvoorbeeld uitleggen welke informatie je wilt ontvangen.
13. Klik op Opslaan.
    De conversatiestarter is nu aangemaakt en wordt weergegeven in de lijst met conversatiestarters.
14. Klik op Delen naast de naam van de zojuist aangemaakte conversatiestarter.
    Onder Kopieer link kun je met Kopieer de link kopiëren die je kunt plaatsen op je website of in je handtekening.
    Onder QR-code kun je met Kopieer de QR-code kopiëren, of met Downloaden de QR-code als .png-bestand downloaden.
    Onder Knop toevoegen aan je website kun je met Kopieer de HTML-code kopiëren om een knop op je website te plaatsen.
    Je kunt de conversatiestarter testen door te klikken op Stuur veilig bericht.
15. Plaats de link, QR-code of HTML-codefragment op je website of in je e-mailhandtekening.
    De conversatiestarter kan nu gebruikt worden.

Een open conversatiestarter aanmaken

Hoe kunnen gebruikers beveiligde Zivver-berichten sturen naar een e-mailadres naar keuze binnen je organisatie? Dit gaat ervan uit dat zij het e-mailadres kennen. Je kunt ook een catch-all adres opgeven. Met zo’n adres kunnen gasten berichten sturen naar je organisatie als ze geen specifiek e-mailadres weten.

1. Log in op de WebApp.
2. Ga naar Organisatie-instellingen in het linkermenu.
3. Vouw Ontvangerservaring uit.
4. Klik op Conversatiestarters.
5. Klik op Nieuwe conversatiestarter.
   Er opent een nieuw scherm.
6. Voer een beschrijving in.
   De beschrijving is alleen voor je eigen administratie. De gastgebruiker ziet deze niet. Geef een naam die je later kunt herkennen, bijvoorbeeld de locatie van de link.
7. Selecteer Laat afzender de ontvanger kiezen open.
   Dit is de open conversatiestarter.
8. Optioneel: Vul het veld E-mailadres ontvanger (optioneel) in om afzenders de mogelijkheid te geven een bericht te sturen naar een catch-all adres in je organisatie als zij geen specifieke ontvanger kiezen.
9. Voer een introductietekst in.
10. Klik op Opslaan.
    De conversatiestarter is nu aangemaakt en wordt weergegeven in de lijst met conversatiestarters.
11. Klik op Delen naast de naam van de zojuist aangemaakte conversatiestarter.
    Onder Kopieer link kun je met Kopieer de link kopiëren die je kunt plaatsen op je website of in je handtekening.
    Onder QR-code kun je met Kopieer de QR-code kopiëren, of met Downloaden de QR-code als .png-bestand downloaden.
    Onder Knop toevoegen aan je website kun je met Kopieer de HTML-code kopiëren om een knop op je website te plaatsen.
    Je kunt de conversatiestarter testen door te klikken op Stuur veilig bericht.
12. Plaats de link, QR-code of HTML-codefragment op je website of in je e-mailhandtekening.
    De conversatiestarter kan nu gebruikt worden.

Conversatiestarters gebruiken als gastgebruiker

Hoe kun je een beveiligd gesprek starten met een Zivver-ontvanger via een conversatiestarter? Je hoeft hiervoor geen geregistreerde Zivver-gebruiker te zijn.

Info

De knoppen die in dit onderdeel worden getoond, zijn gebaseerd op de standaard Zivver-branding. De kleuren kunnen afwijken afhankelijk van de branding van je organisatie.

1. Klik op de link of knop, of scan de QR-code.
   Er opent een pagina: dit is de Zivver WebApp.
2. Vul je naam in.
3. Vul je e-mailadres in.
4. Optioneel: Voor een open conversatiestarter: vul het e-mailadres van de ontvanger in.
   -OF-
   Laat het veld leeg om te versturen naar het standaardadres.
5. Klik op Volgende.
   Er verschijnt een nieuwe pagina waarin je wordt gevraagd je inbox te controleren.
6. Open de Zivver-verificatiemail in je inbox en klik op Start conversatie.
   Er opent een nieuwe Zivver WebApp-pagina.
7. Kies hoe je je wilt authenticeren voor dit gesprek: met een SMS-code meest veilig of met een E-mail.
   Als SMS-code wordt gekozen: de code wordt direct naar je mobiele telefoon gestuurd.
   Als e-mailverificatie wordt gekozen: de code wordt naar je inbox gestuurd.
   Je kunt nu de introductietekst lezen.
8. Klik op Doorgaan.
9. Voer de authenticatie uit.
10. Klik op Start veilige conversatie.
11. Vul indien mogelijk het e-mailadres van de ontvanger binnen de organisatie in.
    Het veld voor de ontvanger kan niet altijd worden aangepast; dit wordt bepaald door de organisatie die je benadert.
12. Stel je bericht op en voeg (grote) bijlagen toe indien nodig.
13. Klik op Verzenden.
    Je ziet een bevestiging dat je bericht is verzonden. Je ontvangt ook een bevestigingsmail in je inbox.
    Bij een reactie ontvang je opnieuw een notificatiemail.