Inleiding

Met Zivver kan je veilig privacygevoelige informatie delen met collega’s, klanten, patiënten, relaties en andere ontvangers. Als je een bericht veilig verstuurt, kunnen alleen jij en de ontvanger(s) dat bericht lezen.

Je kan veilig mailen vanuit je webbrowser, op een tablet of mobiele telefoon of vanuit Outlook. Deze gebruikershandleiding behandelt het gebruik van de Zivver Office Plugin voor Microsoft Outlook. In deze gebruikershandleiding lees je onder meer:

• Hoe je inlogt in Outlook met Zivver
• Hoe je veilig mailt vanuit Outlook
• Welke drie veiligheidsmeldingen er zijn
• Hoe je een verkeerd verzonden bericht intrekt
• Hoe je de toegang tot een bericht herstelt

Leeswijzer
Deze handleiding is bedoeld als naslagwerk. Je hoeft hem niet van begin tot eind te lezen om veilig te kunnen mailen. Elk hoofdstuk staat op zichzelf. We vertellen in elk hoofdstuk wat je nodig hebt om de stappen te doorlopen. Vervolgens leggen we stap voor stap uit wat je moet doen.

Vragen?
Neem contact op met de servicedesk van jouw organisatie. Zij kunnen jou het beste verder helpen.

Gebruikershandleiding

Inloggen in Outlook

Zie Inloggen in Outlook met een Zivver-account.

Account beveiligen met een extra inlogmethode

Beveilig je account met een extra inlogmethode. Je gebruikt dan een inlogcode tijdens het inloggen. Een inlogcode ontvang je per SMS-bericht of in een Authenticator App. Je kan op dit moment alleen een extra inlogmethode instellen in onze WebApp.
Leer hoe je een extra inlogmethode instelt met een SMS-code
Leer hoe je een Authenticator app instelt als Google Chrome extensie

Veilig mailen vanuit Outlook

Veilig mailen direct vanuit Outlook is heel makkelijk met de Zivver Office Plugin.

Voorbereiding:

• Je moet ingelogd zijn in Zivver via Outlook.

1. Klik in Outlook op Nieuwe e-mail mail_outline .
2. Stel een bericht op zoals je gewend bent:
   Voeg ontvangers toe.
   Vul een onderwerp in.
   Schrijf een bericht.
3. Klik op het schakelaar toggle_off bovenaan je bericht, naast het Zivver-logo, om veilig mailen aan te zetten.
4. Klik op de bijlagen toevoegen attach_file in de veilig mailen balk om een bijlage (tot 5 TB) toe te voegen.
5. Klik op Verzenden send .
   Een nieuw scherm opent omdat Zivver het bericht controleert op privacygevoelige gegevens. Als het bericht privacygevoelige gegevens bevat ontvang je een melding om het bericht te versturen via Zivver.
6. Als je voor het eerst een Zivver bericht stuurt naar het ontvangende e-mailadres dan word je gevraagd om de ontvangerscontrole in te voeren. Stel de tweefactorauthenticatie in en verstuur het bericht.
   Ontvangerscontrole zorgt ervoor dat alleen de juiste ontvangers toegang hebben tot jouw bericht. Leer meer over de verschillende verificatie niveaus
7. Wacht een moment totdat het bericht is verstuurd.

Veiligheidsmeldingen

Zivver maakt gebruik van veiligheidsmeldingen om je te informeren wanneer een bepaalde regel geactiveerd wordt. Welke regels actief zijn, is afhankelijk van de instellingen binnen jouw organisatie. Als er gevoelige informatie in je bericht of bijlage(n) zit, dan kan de veilig mailen balk automatisch aangaan en van kleur veranderen.

Zivver heeft drie verschillende niveaus voor veiligheidsmeldingen.
Leer meer over de verschillende waarschuwingsniveuas

Zivver-bericht intrekken

Heb je een bericht per ongeluk naar een verkeerde ontvanger verstuurd? Heb je een verkeerde bijlage meegestuurd? In deze gevallen kan je het Zivver-bericht terugtrekken. Het bericht en de bijlagen zijn per direct niet meer toegankelijk voor alle ontvangers.

Lees het onderwerp over het intrekken van een bericht voor informatie over hoe je dit kan doen.

Leesbevestiging

Van elk verzonden bericht kan je een leesbevestiging inzien. Zo weet jij wie jouw bericht heeft gelezen en wie niet.
Je vindt de leesbevestiging terug in de vorm van een klein envelopje rechtsonder in je verzonden Zivver-bericht. Houd je muis over het envelopje om te zien wie het bericht gelezen heeft.

• Een grijze, gesloten envelop mail betekent dat het bericht nog niet is gelezen door de ontvangers.
• Een grijze, geopende envelop drafts betekent dat het bericht is gelezen, maar nog niet door alle ontvangers.
• Een blauwe, geopende envelop drafts betekent dat het bericht door alle ontvangers is gelezen.

Het getal naast het envelopje geeft aan hoeveel ontvangers het bericht gelezen hebben.

Klik op het envelopje of houd de muis over het envelopje om te zien wie het bericht heeft gelezen en wie niet.