Introduction

Ce manuel est conçu comme un guide de référence. Vous n’avez pas besoin de le lire de A à Z pour envoyer des e-mails en toute sécurité avec Zivver. Chaque chapitre est indépendant. Ce guide est rédigé pour l’utilisation de Zivver avec la version web de Microsoft Office 365 Outlook.

Informations supplémentaires et vidéos tutoriels

Ce manuel ne couvre pas tous les sujets. Consultez le site de support de Zivver https://docs.zivver.com si vous souhaitez en savoir plus.

Des questions ?

Contactez le service d’assistance de votre organisation.

Vous avez encore besoin d’aide ? Envoyez un e-mail à support@zivver.com. L’équipe de support de Zivver sera ravie de vous aider.

Bienvenue chez Zivver !

Bienvenue dans ce guide pour le module complémentaire Zivver pour Outlook Online (OWA) ! Ce manuel vous montrera comment envoyer des informations sensibles en toute sécurité, directement depuis votre environnement Outlook web de confiance.

Le défi pour les professionnels de l’e-mail

Dans votre travail, vous serez inévitablement amené à gérer des données sensibles à envoyer par e-mail. Que ce soit des contrats, des dossiers médicaux, des données personnelles ou même des informations sur vos collègues, il est crucial de le faire de manière aussi sécurisée que possible. Les erreurs d’envoi peuvent être coûteuses ou entraîner un non-respect des règles de protection des données. Mais il y a aussi une bonne nouvelle : la sécurité n’a pas à être compliquée !

Comment Zivver vous aide

Vous devez pouvoir envoyer des e-mails sécurisés sans être un expert en cybersécurité. Zivver rend cela possible et facile ! Le logiciel fonctionne comme un gardien fiable en arrière-plan, vérifiant vos e-mails pour détecter des informations sensibles et appliquant la protection appropriée. Vous vous concentrez simplement sur le message, et Zivver s’occupe de la sécurité. Et si vous souhaitez un peu plus de contrôle ? Avec un seul clic, vous accédez à tous les paramètres pour envoyer des e-mails en toute sécurité avec Zivver.

Comment Zivver fonctionne dans Outlook Online

Connexion

1. Cliquez sur le bouton Nouvel e-mail.
2. Si vous n’êtes pas encore connecté, Zivver vous connectera automatiquement.
3. Une fenêtre contextuelle apparaîtra, puis disparaîtra une fois la connexion terminée.
4. Vous resterez connecté pendant les 30 jours suivants, période durant laquelle Zivver continuera à garantir la sécurité de vos e-mails.

Ajoutez l’icône Zivver à votre fenêtre de message et à votre volet de lecture

Utilisez l’icône des Paramètres dans Outlook Online pour ajouter l’icône Zivver à la barre de menus dans la fenêtre de message et le volet de lecture, afin d’accéder au menu Zivver en un seul clic.

1. Dans Outlook Online, cliquez sur l’icône des Paramètres (en haut à droite avec une roue dentée).
2. En bas de la liste des Paramètres, sélectionnez Afficher tous les paramètres d’Outlook.
3. Choisissez E-mail > Personnaliser les actions.
4. Allez dans Barre d’outils, puis sélectionnez l’icône Zivver.
5. Allez dans Surface du message, puis sélectionnez l’icône Zivver.
6. Cliquez sur Enregistrer, puis fermez les Paramètres.

Envoyer des e-mails sécurisées

1. Commencez à rédiger un nouvel e-mail comme d’habitude.
2. Si votre e-mail contient des informations sensibles, la technologie intelligente de Zivver le reconnaîtra et activera automatiquement l’option “envoyer en sécurité”.
3. Une notification apparaîtra au-dessus de l’e-mail confirmant que votre e-mail sera envoyé en toute sécurité.
4. Vous souhaitez envoyer un e-mail sécurisé même si Zivver ne l’active pas automatiquement ? Pas de problème ! Cliquez simplement sur l’icône Zivver dans votre barre de menus pour activer manuellement l’option “envoyer en sécurité”.

Supplément de sécurité avec le contrôle des destinataires

1. Vous souhaitez vous assurer que seule la personne destinée ouvre votre e-mail ? Utilisez le contrôle des destinataires.
2. Choisissez parmi trois méthodes : SMS, un code d’accès préétabli ou un e-mail de vérification.
3. Le SMS est le plus sûr et le plus simple, mais il nécessite le numéro de téléphone du destinataire.
4. Le code d’accès est également sûr, mais vous devez partager le code avec le destinataire à l’avance.
5. L’e-mail de vérification offre une manière rapide d’ajouter une couche de sécurité supplémentaire sans étapes supplémentaires, mais il est moins sécurisé que le SMS et le code d’accès.
6. Pour configurer cela, cliquez sur “Ouvrir Zivver” lorsque vous voyez la notification indiquant que “l’envoi sécurisé” est activé.
7. Bonus : Zivver se souvient de la méthode de vérification choisie pour chaque destinataire, ce qui facilite encore plus les envois sécurisés à l’avenir.

Lire des e-mails sécurisés

1. Les e-mails sécurisés sont conservés en toute sécurité sur les serveurs spécialisés de Zivver, donc vous ne pouvez pas les consulter directement dans Outlook.
2. Pour consulter un e-mail sécurisé, cliquez sur l’icône Zivver en haut à droite du message.
3. Si l’icône n’est pas immédiatement visible, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez “Zivver”.

Accusé de réception et Révocation de message

Vous voulez savoir si votre e-mail sécurisé a été lu ? Suivez ces étapes pour le découvrir.

1. Accédez aux send Éléments envoyés.
2. Ouvrez le message envoyé.
3. Cliquez en haut à droite sur l’icône apps grid_view.
   Si vous ne voyez pas cette icône, cliquez d’abord sur les trois points more_horiz .
4. Cliquez sur Zivver.
   Le panneau latéral Zivver s’ouvrira maintenant sur le côté droit de l’écran.
5. Cliquez sur mail/drafts Accusé de réception.

Un problème est survenu lors de la rédaction de l’e-mail sécurisé ? Pas de souci ! Suivez ces étapes pour révoquer le message.

1. Accédez aux send Éléments envoyés.
2. Ouvrez le message envoyé.
3. Cliquez en haut à droite sur l’icône apps grid_view.
   Si vous ne voyez pas cette icône, cliquez d’abord sur les trois points more_horiz .
4. Cliquez sur Zivver.
   Le panneau latéral Zivver s’ouvrira maintenant sur le côté droit de l’écran.
5. Cliquez sur les trois points more_vert.
6. Cliquez sur history Révoquer l’accès.
7. Définissez pour qui le message sera révoqué :
   • Révoquer pour les destinataires : L’accès sera révoqué uniquement pour les destinataires. L’expéditeur conservera l’accès et pourra le rétablir.
   • Révoquer pour tout le monde : L’accès sera révoqué pour tout le monde, y compris l’expéditeur. L’expéditeur ne pourra plus accéder au message et ne pourra pas rétablir l’accès.
8. Définissez quand vous souhaitez révoquer le message :
   • Révoquer maintenant : Le message sera révoqué dès que vous cliquerez sur Révoquer.
   • Révoquer dans : Ici, vous pouvez définir après combien de temps le message sera révoqué. Vous pouvez définir la période en heures, jours ou semaines.
9. Vérifiez le résumé indiquant pour qui et quand le message sera révoqué.
10. Cliquez sur Révoquer.
    En fonction des choix effectués, vous n’aurez plus accès au message, vous verrez au-dessus du message que l’accès a été révoqué pour les destinataires, ou vous verrez au-dessus du message quand l’accès sera révoqué et pour qui.