Introduzione

Questo manuale è pensato come riferimento. Non è necessario leggerlo dall’inizio alla fine per poter inviare email in modo sicuro con Zivver. Ogni capitolo è indipendente. Questa guida è scritta per l’uso di Zivver con la versione web di Microsoft Office 365 Outlook.

Ulteriori informazioni e video tutorial

Questo manuale non copre tutti gli argomenti. Visita il sito di supporto Zivver https://docs.zivver.com se desideri maggiori informazioni.

Domande?

Contatta il servizio di assistenza della tua organizzazione.

Hai ancora bisogno di aiuto? Invia un’email a support@zivver.com. Il team di supporto di Zivver sarà felice di aiutarti.

Benvenuto su Zivver!

Benvenuto in questa guida per il componente aggiuntivo Zivver per Outlook Online (OWA)! Questa guida ti mostrerà come inviare informazioni sensibili in modo sicuro, direttamente dal tuo ambiente web di Outlook di fiducia.

La sfida per i professionisti dell’e-mail

Nel tuo lavoro ti troverai inevitabilmente a gestire dati sensibili da inviare tramite e-mail. Che si tratti di contratti, cartelle cliniche, dati personali o persino informazioni sui tuoi colleghi, devi farlo nel modo più sicuro possibile. Gli errori nell’invio possono essere costosi o comportare il mancato rispetto delle normative sulla protezione dei dati. Ma per fortuna c’è una buona notizia: la sicurezza non deve essere complicata!

Come Zivver ti aiuta

Devi poter inviare email sicure senza essere un esperto di cybersecurity. Zivver lo rende possibile e facile! Il software funziona come una guardia affidabile in background, controlla le tue email per informazioni sensibili e applica la giusta protezione. Tu ti concentri semplicemente sul messaggio, e Zivver si occupa della sicurezza. E se desideri un maggiore controllo? Con un solo clic hai accesso a tutte le impostazioni per inviare email sicure con Zivver.

Come funziona Zivver in Outlook Online?

Accesso

1. Clicca sul pulsante Nuova email.
2. Se non hai ancora effettuato l’accesso, Zivver ti accederà automaticamente.
3. Vedrai una finestra pop-up che scomparirà una volta completato l’accesso.
4. Rimarrai connesso per i prossimi 30 giorni, durante i quali Zivver continuerà a garantire la sicurezza delle tue email.

Aggiungi l’icona Zivver alla finestra del messaggio e al riquadro di lettura

Usa l’icona Impostazioni in Outlook Online per aggiungere l’icona Zivver alla barra dei menu nella finestra del messaggio e nel riquadro di lettura, così potrai accedere al menu Zivver con un solo clic.

1. In Outlook Online, clicca sull’icona Impostazioni (in alto a destra con un’icona a forma di ingranaggio).
2. In fondo all’elenco delle Impostazioni, seleziona Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.
3. Scegli Posta > Personalizza azioni.
4. Vai su Barra degli strumenti, quindi seleziona l’icona Zivver.
5. Vai su Superficie del messaggio, quindi seleziona l’icona Zivver.
6. Scegli Salva e chiudi le Impostazioni.

Inviare email sicure

1. Inizia a redigere una nuova email come faresti normalmente.
2. Se la tua email contiene contenuti sensibili, la tecnologia intelligente di Zivver lo riconoscerà e attiverà automaticamente l’opzione “invia in sicurezza”.
3. Apparirà una notifica sopra l’email che conferma che la tua email sarà inviata in sicurezza.
4. Vuoi inviare un’email sicura anche se Zivver non attiva automaticamente l’opzione? Nessun problema! Clicca semplicemente sull’icona Zivver nella tua barra dei menu per attivare manualmente l’opzione “invio sicuro”.

Extra sicuro con controllo dei destinatari

1. Vuoi essere sicuro che solo il destinatario previsto apra la tua email? Utilizza il controllo dei destinatari.
2. Scegli tra tre metodi: SMS, un codice di accesso concordato in precedenza o un’email di verifica.
3. L’SMS è il metodo più sicuro e conveniente, ma richiede il numero di telefono del destinatario.
4. Il codice di accesso è anch’esso sicuro, ma devi condividere il codice con il destinatario in anticipo.
5. L’email di verifica offre un modo veloce per aggiungere uno strato di sicurezza senza passaggi aggiuntivi, ma è meno sicura rispetto all’SMS e al codice di accesso.
6. Per configurarlo, clicca su “Apri Zivver” quando vedi la notifica che “invio sicuro” è attivato.
7. Bonus: Zivver ricorda il metodo di verifica scelto per ogni destinatario, rendendo ancora più facile l’invio sicuro in futuro.

Leggere email sicure

1. Le email sicure sono conservate in modo sicuro sui server speciali di Zivver, quindi non puoi visualizzarle direttamente in Outlook.
2. Per visualizzare un’email sicura, clicca sull’icona Zivver in alto a destra nel messaggio.
3. Se l’icona non è immediatamente visibile, clicca sul menu a tre punti e seleziona “Zivver”.

Conferma di lettura e Revoca del Messaggio

Curioso di sapere se la tua email sicura è stata letta? Segui i passaggi qui sotto per scoprirlo.

1. Vai alla send Posta inviata.
2. Apri il messaggio inviato.
3. Clicca sull’icona app in alto a destra grid_view.
   Se non vedi questa icona, clicca prima sui tre puntini more_horiz .
4. Clicca su Zivver.
   Il pannello laterale di Zivver si aprirà ora sul lato destro dello schermo.
5. Clicca su mail/drafts Conferma di lettura.

Qualcosa è andato storto nella redazione dell’email sicura? Nessun problema! Segui i passaggi qui sotto per revocare il messaggio.

1. Vai alla send Posta inviata.
2. Apri il messaggio inviato.
3. Clicca sull’icona app in alto a destra grid_view.
   Se non vedi questa icona, clicca prima sui tre puntini more_horiz .
4. Clicca su Zivver.
   Il pannello laterale di Zivver si aprirà ora sul lato destro dello schermo.
5. Clicca sui tre puntini more_vert.
6. Clicca su history Revoca accesso.
7. Imposta per chi deve essere revocato il messaggio:
   • Revoca per i destinatari: L’accesso sarà revocato solo per i destinatari. Il mittente manterrà l’accesso e potrà ripristinarlo.
   • Revoca per tutti: L’accesso sarà revocato per tutti, incluso il mittente. Il mittente non avrà più accesso al messaggio e non potrà ripristinarlo.
8. Imposta quando vuoi revocare il messaggio:
   • Revoca ora: Il messaggio sarà revocato non appena clicchi su Revoca.
   • Revoca dopo: Qui puoi impostare dopo quanto tempo il messaggio sarà revocato. Puoi impostare il periodo in ore, giorni o settimane.
9. Controlla il riepilogo che indica per chi e quando il messaggio sarà revocato.
10. Clicca su Revoca.
    A seconda delle scelte fatte, ora non avrai più accesso al messaggio, vedrai sopra il messaggio che l’accesso è stato revocato per i destinatari, oppure vedrai sopra il messaggio quando e per chi l’accesso sarà revocato.